Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) têm por objetivo minimizar a complexidade do acompanhamento isolado de cada processo dentro de uma empresa, funcionando como um grande arquivo, com dados que interagem e se realimentam a cada nova informação que é gerada ou inserida.

No entanto, a implantação destes softwares, se mal conduzida, pode influenciar de forma inadequada o ambiente corporativo e impactar negativamente no clima organizacional de uma companhia.

Isso ocorre, porque estes sistemas transformam tanto a rotina das pessoas como os processos adotados, muitas vezes, por um longo período de tempo. Embora a informatização seja essencial para o empreendedor que deseja se manter competitivo no mercado, muitos sofrem por não escolherem o programa realmente alinhado às suas necessidades ou acabam perdendo as rédeas de sua utilização.

Algumas dicas podem ajudar a obter sucesso na implementação de um ERP. São elas:

1. Escolha bem o software antes de instalá-lo. Parece básico, no entanto, muitas empresas não tomam os devidos cuidados nesta importante fase. A maioria das companhias não investe tempo para conhecer o fornecedor da solução, suas metodologias e tradição no mercado, além de nortearem as suas decisões apenas no custo. Também é recomendável procurar fornecedores que desenvolvam softwares especialistas, adequados para atender às necessidades de cada empresa, de acordo com o seu setor de atuação;

2. Reduzir sumariamente as horas de treinamento das equipes que utilizarão os sistemas, em função do investimento no projeto, pode sair muito mais caro do que se imagina. Treinamento é essencial, pois serão os colaboradores que utilizarão os softwares após a implantação. Lembre-se, a implementadora já conhece o produto e tem um prazo contratual para deixar a empresa apta a utilizar os programas contratados, porém todos precisam estar devidamente capacitados ao final deste processo.

3. Não transfira a responsabilidade do sucesso do projeto apenas para o fornecedor contratado. A implementadora participa com todo seu know-how, porém o envolvimento de todas as áreas e gestores da contratante é fundamental. Somente assim será possível usufruir de todos os benefícios que a utilização destes softwares oferece;

4. Documente tudo. A implantação de um ERP é um momento ímpar para que haja revisão dos processos utilizados pela empresa e eliminar os vícios adquiridos ao longo do tempo, além de evitar retrabalhos no futuro. Dedique tempo ou concilie um projeto de revisão de processos internos para que você mantenha o conhecimento da ferramenta perene em sua empresa, minimizando os impactos em eventuais trocas de equipe;

5. E monitore constantemente o uso da ferramenta. É comum que, ao longo do tempo, os usuários, especialmente os que não participaram do processo de implantação, comecem a deixar de usar certas funcionalidades, voltando ao hábito de adotar planilhas e controles paralelos. É saudável, anualmente, fazer uma medição da utilização das funcionalidades disponíveis na ferramenta e comparar com o que é realmente utilizado na prática.